私は海外の会社で英語を使って仕事をしています。そのため当然メールも英語となり、毎日仕事上で英文メールを作成しています。
そんな私も海外で働くまでは日本の会社で働いており、その時に海外の取引先とメールでやるとりすることもしばしばありました。
今思うと「よくあんな英語で仕事してたな、、」と赤面してしまうものばかりです。
英語が下手ということはまだ良いとして、肝心の英文メールを作成する上での最低限のルールを全く守れていなかったんですよね。だって誰もそんなこと教えてくれなかったですし。
ということで、今回は初めて海外担当になり英文メールを作成するという方に向けて「最低限覚えておきたい英文メールの超基本」を書いていきたいと思います。
これだけ覚えておけば少なくとも相手からある程度英語でビジネスができる人として認識してもらえますよ。
英文メールの超基本７つのポイント
宛名の注意点
１：Mrの後には.をつける
メールの冒頭はDearから始まり、その後に男性ならMr女性ならMsをつけるのですが、これらMr/Msの後には.（ドット）をつけるのがルールです。
例えばスミスさんにメールする場合はDear Mr. Smith,という感じです。
ちなみにMr/Msの後は名字が来るのが普通で、名前（ファーストネーム）にMr/Msを使うことはありません。
ファーストネームで呼ぶときはMr/MsをつけずにDear Ken,のようにするのが普通ですね。
２：Mr.の後は半角開ける
次の注意点として、Mr.の後は半角スペースを空けるのがルールです（Ms.も同様）
Mr.SmithではなくMr. Smithです。
この半角スペースは忘れがちな人が多いので注意してください。というか初めて英文メールを打つ方の100%が半角スペースを空けていません。
３：Mr. Smithの後は,をつける
これも初めて英文メールを打つ方は100%やっていない基本ルールです。
Mr. SmithやMs. Jonesの後には必ず,（コンマ）をつけます。
Dear Ms. Jones,という感じですね。
Mr/Msをつけないファーストネームの場合もDear Ken,といったように必ずコンマが必要です。
文中の注意点
４：文の先頭は大文字を徹底する
ご存じのように英語は文の頭を大文字にすることがルールです。
これは大体の人が行っていますが、メールが長くなってきたりするとついつい面倒になり、文頭でも小文字で書きだしてしまうことがありがちです。
でもこの文頭を小文字で書くことは「わざわざシフトキーを押せない、いい加減な人」として映ります。英文の基本ルールですのでしっかり守りましょう。
５：固有名詞を正確に書く
これは結構やってしまいがちなのですが、固有名詞の大文字小文字、スペースがいい加減な人が多いです。
たとえばパワーポイントはPowerpointでは無いし、Power Pointでもなく、PowerPointです。
この固有名詞の大文字小文字、スペースは分からなければ公式ページでしっかり調べて正確に表記するようにしましょう。
文末の注意点
６：Best regardsを忘れない
日本語メールにおける文末の「以上よろしくお願いします」にあたるのがBest regardsです。
文末の表現は他にもSincerelyとかRegardsとか色々あるのですが、まずはBest regardsだけ覚えて必ず文末に表記するようにしましょう。
何なら文末の名前や社名を入れた定型文の上に固定でBest regardsを表記してもいいぐらいです（私はそうしています）
７：Best regardsの後は.ではなく,をつける
Best regardsの後は.（ドット）ではなく,（コンマ）をつけます。
Best regards, という感じです。
間違えてドットをつけていたり何もつけていなかったりしている人が多いので注意してください。
英文メールの超基本７つのポイントまとめ
今回は英文メールにおける超基本を７つのポイントに絞って紹介しました。
２：Mr.の後は半角開ける
３：Mr. Smithの後は,をつける
４：文の先頭は大文字を徹底する
５：固有名詞を正確に書く
６：Best regardsを忘れない
７：Best regardsの後は.ではなく,をつける
どれも本当に基本中の基本なのですが、少なくともこの７つを徹底しておけば相手からある程度英語でビジネスができる人として認識してもらえるかと思います。
また、超基本からステップアップしたい方には人を動かす英文ビジネスEメールの書き方 信頼と尊敬を勝ちとる「プロの気くばり」という本がおすすめです。
私も海外で働きだした当初にこの本を読んで練習し、徐々に実務に慣れていきました。
英文メールに関しては、他にもよく使う英文フレーズに私が仕事上で実際によく使っている表現をまとめてありますので、合わせて読んでみてくださいね！
